Strategisch uitbesteden in tijden van transitie
12 tips voor pensioenfondsen en uitvoeringsorganisaties
- Opleidingen
- 16 oktober 2025
De transitie naar het nieuwe pensioenstelsel dwingt fondsen en uitvoeringsorganisaties nog meer tot strategische keuzes: wat doet u zelf en wat besteedt u uit? Terwijl de implementatie van de Wtp volop loopt, nemen de complexiteit en afhankelijkheden in de keten verder toe. Consolidatie van uitvoerders, nieuwe IT-eisen, keuzebegeleiding, cybersecurity en veranderende governanceverantwoordelijkheden maken uitbesteden meer dan ooit een strategisch onderwerp aan de bestuurstafel.
De onderstaande inzichten zijn gebaseerd op de praktijkervaring van drs. Paul Boerboom, programma-manager van de opleiding Strategisch uitbesteden en partneren in de pensioensector van SPO Nyenrode.
1. Weet wat u nodig hebt
Breng scherp in kaart wat u verwacht van toeleveranciers. Een duidelijke missie en strategie vormen de basis voor duurzame partnerschappen. In de Wtp-transitie betekent dit ook weten welke verantwoordelijkheden wettelijk bij het fonds blijven en hoe u die verantwoordelijkheid in de praktijk borgt richting toezichthouder en deelnemers.
2. Investeer in een moderne uitbestedingsfunctie en goed opdrachtgeverschap
Traditionele governance van de uitbestede relaties is niet meer voldoende. De governance is afhankelijk van het type product (bijvoorbeeld de mate van standaardisatie en schaarste), de aard van de dienstverlening (bijvoorbeeld de mate van complexiteit) en de dynamiek in de omgeving. Investeer in het uitbestedingsvak op alle niveaus van bestuur tot directie. Een gecentraliseerde uitbestedingsfunctie kan hierbij interessant zijn.
3. Behoud de menselijke maat
De menselijke maat en gedrag zijn sleutels voor een succesvolle uitbesteding en partnership. Een sterk bewustzijn van je DNA en overtuigingen is een voorwaarde voor een gezonde uitbestede relatie. Geef aandacht aan samenwerkingsgedrag onder druk, zeker tijdens migratie- en transitieperiodes. Het succes van een samenwerking is gebaseerd op wederzijds vertrouwen.
4. Richt prikkels en belangen zorgvuldig in
Evalueer regelmatig of financiële prikkels en afspraken binnen contracten bijdragen aan gezamenlijke doelen. Let daarbij ook op onderlinge afhankelijkheden tussen contracten en mogelijke concentratierisico’s binnen de keten.
5. Borg datakwaliteit en naadloze data-uitwisseling
De Wtp-regelingen vragen om naadloze datastromen tussen fonds, uitvoerder en adviseur. IT en data zijn niet langer ondersteunend, maar strategisch. Leg in contracten en SLA’s afspraken vast over datatoegang, eigenaarschap, kwaliteit en beveiliging. Een solide dataketen is de basis voor betrouwbare uitvoering.
6. Bouw veerkracht in de waardeketen
Continuïteit is cruciaal in een steeds meer verweven pensioenketen. Capaciteitstekorten, storingen of uitval bij één schakel kunnen direct impact hebben op het hele fonds. Houd hier rekening mee bij het afsluiten van contracten en borg voldoende herstelvermogen. Leg bovendien escalatieprocedures en fallback-scenario’s vast: wie neemt over als één partij uitvalt?
7. Maak ESG onderdeel van de strategie
Integreer duurzaamheidscriteria structureel in het uitbestedingsproces: van selectie en contractering tot monitoring en rapportage. Bepaal vooraf welke ESG-criteria en KPI’s u hanteert bij het selecteren van toeleveranciers en partners. Dit is een ingewikkelde opgave, omdat lang niet alle ESG-gerelateerde zaken meetbaar zijn en data niet altijd te vertrouwen.
8. Denk goed na over de make, buy en partner-vraag
Overweeg bij elke uitbesteding de lange termijn. Waarom wilt u uitbesteden? Om geld te besparen, kennis in te kopen of tijd vrij te spelen zodat uw organisatie zich kan richten op kerncompetenties? Binnen een consoliderende sector wordt de kwaliteit van partnerschap steeds bepalender voor succes.
9. Breng de uitbestedingsrisico’s in de hele keten goed in kaart en denk na over ‘your worst nightmare’
DNB kijkt als toezichthouder of een pensioenfonds haar uitbestedingsrisico’s goed in kaart heeft gebracht. Analyseer de hele keten – intern én extern – en bekijk hoe risico’s met elkaar samenhangen. Combineer dit met scenario-analyses, datagovernance en cybersecurity-toezicht. Dit is temeer relevant in de context van de nieuwe wetgeving Wtp.
10. Stimuleer innovatie met gecontroleerde experimenten
Gebruik sandbox-constructies of proof-of-concepts om innovaties, zoals AI of digitale keuzebegeleiding, veilig te testen. Co-creatie met leveranciers biedt ruimte om te leren zonder direct grote risico’s te nemen.
11. Maak uw toeleveranciers bondgenoot
Dit vergt een open en transparante communicatie met leveranciers, waarbij niet alleen de leverancier maar ook de opdrachtgever transparant is en een sfeer van co-creatie creëert. Een helder en transparant raamwerk om de uitbestede relatie te evalueren is hierbij cruciaal.
12. Investeer in veranderkracht
Strategisch uitbesteden vraagt niet alleen regie op partners, maar ook interne alignment. Processen, cultuur en governance moeten kunnen meebewegen met nieuwe eisen en toezichtverwachtingen. Alleen met voldoende verandervermogen blijft de organisatie wendbaar.
Benieuwd naar de toepassing van deze tips in de praktijk?
Het programma Strategisch uitbesteden en partneren in depPensioensector biedt een praktische invulling van alle relevante en actuele aspecten van uitbesteding, met bijdragen van academici, professionals uit de praktijk en DNB. Het programma sluit direct aan bij de eisen van de Wet toekomst pensioenen. We starten 1 april 2026.